對(duì)團(tuán)隊(duì)協(xié)作泛濫的問(wèn)題，職場(chǎng)人士有很多看法。

 

不過(guò)，企業(yè)會(huì)從中獲益，協(xié)作增強(qiáng)的兩個(gè)副產(chǎn)品是更快的創(chuàng)新和更加無(wú)縫的客戶服務(wù)。但硬幣的另一面是個(gè)體工作時(shí)間、深入反省和審慎決策時(shí)間大幅降低。

 

過(guò)去幾年中，我們?yōu)榱烁玫乩斫膺@一問(wèn)題，并幫助個(gè)人找到解決之道，進(jìn)行了定性和定量的深入研究。研究中，我們發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的很大一部分原因，歸咎于企業(yè)“永遠(yuǎn)在線”的工作文化、無(wú)處不在的技術(shù)滲透、嚴(yán)格的老板、難纏的客戶和低效的同事。這點(diǎn)并不令人意外。但我們也發(fā)現(xiàn)在很多案例中，與外因同樣重要的因素，是個(gè)人的思維模式和習(xí)慣。

 

幸運(yùn)的是，只要我們掌握了戰(zhàn)略性的自管理方法，就能立刻憑借自身力量戰(zhàn)勝這些障礙。

 

我們將其中的最佳實(shí)踐分為三大類：信念（理解為什么我們要超負(fù)荷工作）；角色、日程安排和人際網(wǎng)絡(luò)（放棄不必要的協(xié)作，為符合職業(yè)理想和個(gè)人價(jià)值觀的工作留出時(shí)間）以及行為（確保盡量高效完成必要或理想中的協(xié)作）。 

這些方法并非在任何情況下都適用：由于性格、級(jí)別和工作環(huán)境的不同，每個(gè)人的需求也不同。但是我們發(fā)現(xiàn)，研究對(duì)象只要在其中4-5項(xiàng)上采取行動(dòng)，至少可以從協(xié)作中省出18%-24%的時(shí)間。

兩種協(xié)作泛濫

 協(xié)作泛濫往往分為集中消耗或緩慢消耗兩種。集中消耗往往來(lái)自升職，老板要求接手項(xiàng)目或同事需要幫助，或你本人出于責(zé)任或不想錯(cuò)過(guò)機(jī)會(huì)，參與到額外工作中。

 

緩慢消耗的危害更不易被察覺(jué)，每個(gè)人隨著工作的發(fā)展，會(huì)擁有更大的社交網(wǎng)絡(luò)，更多的責(zé)任，協(xié)作需求從數(shù)量、范圍到節(jié)奏都在逐步增加。企業(yè)中的“百事通”型人才，往往深受這種問(wèn)題的困擾。隨著我們經(jīng)驗(yàn)的增加，往往需要承擔(dān)更多工作，我們的身份是個(gè)人成就、輔助他人以及專業(yè)知識(shí)的集合。

 

當(dāng)任務(wù)增加，或在深夜加班時(shí)，我們一般不會(huì)對(duì)自己所做之事產(chǎn)生質(zhì)疑。當(dāng)然，同事們對(duì)這種變化很歡迎。有關(guān)你能力和責(zé)任的名聲越來(lái)越大，接到的工作和請(qǐng)求也越來(lái)越多。

 

我們的研究表明，針對(duì)協(xié)作泛濫問(wèn)題的解決之道是相似的。他們無(wú)法繼續(xù)重復(fù)現(xiàn)在的工作方式并保持高效。他們需要更好地管理職場(chǎng)生活。

為什么超負(fù)荷工作

戰(zhàn)勝協(xié)作泛濫的第一步，是找出你這么做的動(dòng)機(jī)：是出于維護(hù)助人為樂(lè)、見(jiàn)多識(shí)廣、有影響力的好名聲，還是擔(dān)心失去控制權(quán)或難以拒絕參與團(tuán)隊(duì)活動(dòng)？

 

例如，某人全程參與了一個(gè)小項(xiàng)目的工作，即便項(xiàng)目已經(jīng)不需要她提供專長(zhǎng)，她仍然不退出。也許她自豪于自己支持隊(duì)友、確保高質(zhì)量結(jié)果的做法。但這樣的協(xié)作從長(zhǎng)遠(yuǎn)看不會(huì)有任何成就，也阻止她完成更重要的工作。

 

弄清為什么你要在經(jīng)理和公司不做要求的情況下，接受協(xié)作任務(wù)，是戰(zhàn)勝協(xié)作泛濫的第一步。采訪高管時(shí)，我們要求他們思索，導(dǎo)致他們協(xié)作泛濫的身份觸發(fā)點(diǎn)具體是什么。例如：劃掉“待辦事項(xiàng)”上比較容易的工作，是否會(huì)帶給你很大的成就感？是否因?yàn)槟阆肟吹阶约旱膶ｉL(zhǎng)得到認(rèn)可并產(chǎn)生影響力，才去參加那些并不需要你的會(huì)議或討論？······

 

高效協(xié)作者懂得，參與某些事情意味著拒絕另一些事情，或者對(duì)其他事情的參與度降低。他們會(huì)提醒自己，小成就（回復(fù)全部郵件、措辭完美的報(bào)告、某個(gè)客戶電話）并不十分重要。他們會(huì)認(rèn)真思索自己的專業(yè)領(lǐng)域，決定什么時(shí)候能提供價(jià)值，什么時(shí)候不能。他們不把自己看成不可或缺的人，而是轉(zhuǎn)變了自我價(jià)值的來(lái)源——從展現(xiàn)自己的能力，轉(zhuǎn)為適時(shí)退出，讓他人發(fā)展能力，并獲得表現(xiàn)機(jī)會(huì)。

 

一位高管告訴我們：“我意識(shí)到，如果人們真的需要我，會(huì)找到我的。現(xiàn)在大概30%的會(huì)議我都不去參加，大家的工作也完成得很好。”

 

拒絕不必要的協(xié)作

接下來(lái)你要重新構(gòu)建自己的角色、日程安排和人際網(wǎng)絡(luò)，避免剛才提到的觸發(fā)點(diǎn)，減少或完全拒絕不必要的協(xié)作。

 

高效協(xié)作者會(huì)主動(dòng)解決協(xié)作泛濫問(wèn)題。他們會(huì)找到自己的“北極星”目標(biāo)——也就是在組織優(yōu)先事項(xiàng)中，可以發(fā)揮強(qiáng)項(xiàng)和體現(xiàn)價(jià)值的工作，調(diào)整并簡(jiǎn)化職場(chǎng)生活，拒絕不符合目標(biāo)的請(qǐng)求。

 

你可以先從定期清理日程表和郵箱開(kāi)始，回顧最近4-5個(gè)月的內(nèi)容，找出不符合你的核心目標(biāo)，可以拒絕或提供給別人的發(fā)展機(jī)會(huì)。看看哪些決議你本來(lái)無(wú)需參與，如何在流程或團(tuán)隊(duì)上做調(diào)整，以便日后你不需要再介入。從別人咨詢你的信息或?qū)I(yè)知識(shí)中，找到不再屬于你的核心角色或不符合你目標(biāo)的部分，嘗試在公司內(nèi)網(wǎng)“云分享”，或者看看是否有其他同事能解決類似問(wèn)題，并獲得更大收獲。

 

此外還要幫助同事適應(yīng)你的變化，讓他們了解你不會(huì)再像以前那樣及時(shí)且深入地參與協(xié)作。例如，說(shuō)清不回復(fù)群發(fā)郵件或者不參加會(huì)議并不代表你沒(méi)興趣或者傲慢。告訴大家你的優(yōu)先級(jí)，這樣每個(gè)人都知道你最需要或想要在什么事情上花時(shí)間。詢問(wèn)同事的興趣和目標(biāo)，這樣你可以找到把任務(wù)分配出去的機(jī)會(huì)。高管們的關(guān)鍵拐點(diǎn)在于，他們開(kāi)始將協(xié)作請(qǐng)求看做和圈子中的人互動(dòng)并激活關(guān)系的行為，而不是自己“待辦清單”上的新增事項(xiàng)。

 

最后一點(diǎn)，留出反思時(shí)間，尋求那些能幫助你達(dá)成“北極星”目標(biāo)的人。

 

另一位領(lǐng)導(dǎo)者這樣描述這種變化：“打防守戰(zhàn)太糟了。你非常被動(dòng)，生活在恐懼中。唯一的出路就是弄清你是誰(shuí)，以及你想要做什么，并開(kāi)始為達(dá)到目標(biāo)尋找路徑和網(wǎng)絡(luò)。”

保證效率

一旦你盤點(diǎn)完自己的協(xié)作工作，就要開(kāi)始提高選擇參與協(xié)作的工作價(jià)值。我們的研究表明，缺乏組織的會(huì)議是機(jī)構(gòu)最浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)：即使你無(wú)法控制所參加的會(huì)議，也可以通過(guò)一些方法提高效率，例如讓領(lǐng)導(dǎo)者在會(huì)前給大家發(fā)一份會(huì)議日程或預(yù)讀材料，并寫(xiě)一封簡(jiǎn)短郵件，說(shuō)明大家在會(huì)上的共識(shí)、承諾和之后要做的事。

 

你還可以提前說(shuō)明，在其他人超時(shí)的情況下，你必須要因?yàn)槟臣拢ㄕ鎸?shí)或虛構(gòu)）離開(kāi)，以此縮短參與時(shí)間。你也可以要求只參與需要你的部分，或者參加大家要求時(shí)間的一半。在任何關(guān)系或團(tuán)隊(duì)中，盡早建立規(guī)范很重要。如果等事情發(fā)酵，問(wèn)題會(huì)變得更難解決。

 

還有一種方法是提議用新方式寫(xiě)郵件，例如新格式（遵守字?jǐn)?shù)限制，用項(xiàng)目符將文章內(nèi)容列出來(lái)，而不是大段文字的鋪陳）；使用“抄送”和“回復(fù)所有人”的功能；規(guī)定大家在不同時(shí)段回復(fù)不同請(qǐng)求。你也可以考慮使用虛擬工具（例如谷歌文檔），采用一種能提供探究性（定義問(wèn)題范圍或者頭腦風(fēng)暴解決方案）或整合性（專長(zhǎng)、角度或任務(wù)不同的人聯(lián)手解決問(wèn)題）的新媒介，來(lái)輔助你更好地工作。關(guān)鍵是確保你在正確的時(shí)間使用正確的工具，而不是適得其反。當(dāng)某個(gè)問(wèn)題過(guò)于復(fù)雜，通過(guò)郵件或者網(wǎng)聊難以解決或容易引發(fā)歧義時(shí)，你要學(xué)會(huì)采用更高效的方式，例如打電話或者面對(duì)面開(kāi)會(huì)。

 

面對(duì)面互動(dòng)中，要時(shí)刻留意你是否有效利用了對(duì)方的時(shí)間。問(wèn)問(wèn)自己“我是不是清楚知道借由這次會(huì)議或談話，自己想達(dá)成的目標(biāo)？”要讓對(duì)方也有同樣的自律性，可以提前問(wèn)他，“為了不浪費(fèi)你的時(shí)間，可否快點(diǎn)讓我知道你想要我們一起達(dá)成什么目標(biāo)？”

 

在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)時(shí)，你要專注于關(guān)系的質(zhì)量而不是數(shù)量。我們不斷發(fā)現(xiàn)，高效協(xié)作者吸引大家參與協(xié)作性工作的方式包括：授予參與者地位、創(chuàng)造攜手成功的愿景、給予參與者獲得感和目標(biāo)感、注入能量。他們并沒(méi)有將計(jì)劃強(qiáng)加給他人，而是通過(guò)吸引力獲得更和諧、更良好的參與度，并創(chuàng)造信任感，這樣大家不會(huì)覺(jué)得要花費(fèi)過(guò)多力氣或勉為其難。

 

近年來(lái)企業(yè)協(xié)作在范圍和數(shù)量上的大幅增加，已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的事實(shí)。不幸的是，由于這些需求的隱形本質(zhì)，幾乎沒(méi)有企業(yè)從戰(zhàn)略角度管理協(xié)作活動(dòng)，所以只能靠個(gè)人來(lái)和協(xié)作泛濫問(wèn)題作斗爭(zhēng)，從中搶回本屬于自己的時(shí)間。