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對團隊協作泛濫的問題，職場人士有很多看法。

 

不過，企業會從中獲益，協作增強的兩個副產品是更快的創新和更加無縫的客戶服務。但硬幣的另一面是個體工作時間、深入反省和審慎決策時間大幅降低。

 

過去幾年中，我們為了更好地理解這一問題，并幫助個人找到解決之道，進行了定性和定量的深入研究。研究中，我們發現問題的很大一部分原因，歸咎于企業“永遠在線”的工作文化、無處不在的技術滲透、嚴格的老板、難纏的客戶和低效的同事。這點并不令人意外。但我們也發現在很多案例中，與外因同樣重要的因素，是個人的思維模式和習慣。

 

幸運的是，只要我們掌握了戰略性的自管理方法，就能立刻憑借自身力量戰勝這些障礙。

 

我們將其中的最佳實踐分為三大類：信念（理解為什么我們要超負荷工作）；角色、日程安排和人際網絡（放棄不必要的協作，為符合職業理想和個人價值觀的工作留出時間）以及行為（確保盡量高效完成必要或理想中的協作）。 

這些方法并非在任何情況下都適用：由于性格、級別和工作環境的不同，每個人的需求也不同。但是我們發現，研究對象只要在其中4-5項上采取行動，至少可以從協作中省出18%-24%的時間。

兩種協作泛濫

 協作泛濫往往分為集中消耗或緩慢消耗兩種。集中消耗往往來自升職，老板要求接手項目或同事需要幫助，或你本人出于責任或不想錯過機會，參與到額外工作中。

 

緩慢消耗的危害更不易被察覺，每個人隨著工作的發展，會擁有更大的社交網絡，更多的責任，協作需求從數量、范圍到節奏都在逐步增加。企業中的“百事通”型人才，往往深受這種問題的困擾。隨著我們經驗的增加，往往需要承擔更多工作，我們的身份是個人成就、輔助他人以及專業知識的集合。

 

當任務增加，或在深夜加班時，我們一般不會對自己所做之事產生質疑。當然，同事們對這種變化很歡迎。有關你能力和責任的名聲越來越大，接到的工作和請求也越來越多。

 

我們的研究表明，針對協作泛濫問題的解決之道是相似的。他們無法繼續重復現在的工作方式并保持高效。他們需要更好地管理職場生活。

為什么超負荷工作

戰勝協作泛濫的第一步，是找出你這么做的動機：是出于維護助人為樂、見多識廣、有影響力的好名聲，還是擔心失去控制權或難以拒絕參與團隊活動？

 

例如，某人全程參與了一個小項目的工作，即便項目已經不需要她提供專長，她仍然不退出。也許她自豪于自己支持隊友、確保高質量結果的做法。但這樣的協作從長遠看不會有任何成就，也阻止她完成更重要的工作。

 

弄清為什么你要在經理和公司不做要求的情況下，接受協作任務，是戰勝協作泛濫的第一步。采訪高管時，我們要求他們思索，導致他們協作泛濫的身份觸發點具體是什么。例如：劃掉“待辦事項”上比較容易的工作，是否會帶給你很大的成就感？是否因為你想看到自己的專長得到認可并產生影響力，才去參加那些并不需要你的會議或討論？······

 

高效協作者懂得，參與某些事情意味著拒絕另一些事情，或者對其他事情的參與度降低。他們會提醒自己，小成就（回復全部郵件、措辭完美的報告、某個客戶電話）并不十分重要。他們會認真思索自己的專業領域，決定什么時候能提供價值，什么時候不能。他們不把自己看成不可或缺的人，而是轉變了自我價值的來源——從展現自己的能力，轉為適時退出，讓他人發展能力，并獲得表現機會。

 

一位高管告訴我們：“我意識到，如果人們真的需要我，會找到我的。現在大概30%的會議我都不去參加，大家的工作也完成得很好。”

 

拒絕不必要的協作

接下來你要重新構建自己的角色、日程安排和人際網絡，避免剛才提到的觸發點，減少或完全拒絕不必要的協作。

 

高效協作者會主動解決協作泛濫問題。他們會找到自己的“北極星”目標——也就是在組織優先事項中，可以發揮強項和體現價值的工作，調整并簡化職場生活，拒絕不符合目標的請求。

 

你可以先從定期清理日程表和郵箱開始，回顧最近4-5個月的內容，找出不符合你的核心目標，可以拒絕或提供給別人的發展機會。看看哪些決議你本來無需參與，如何在流程或團隊上做調整，以便日后你不需要再介入。從別人咨詢你的信息或專業知識中，找到不再屬于你的核心角色或不符合你目標的部分，嘗試在公司內網“云分享”，或者看看是否有其他同事能解決類似問題，并獲得更大收獲。

 

此外還要幫助同事適應你的變化，讓他們了解你不會再像以前那樣及時且深入地參與協作。例如，說清不回復群發郵件或者不參加會議并不代表你沒興趣或者傲慢。告訴大家你的優先級，這樣每個人都知道你最需要或想要在什么事情上花時間。詢問同事的興趣和目標，這樣你可以找到把任務分配出去的機會。高管們的關鍵拐點在于，他們開始將協作請求看做和圈子中的人互動并激活關系的行為，而不是自己“待辦清單”上的新增事項。

 

最后一點，留出反思時間，尋求那些能幫助你達成“北極星”目標的人。

 

另一位領導者這樣描述這種變化：“打防守戰太糟了。你非常被動，生活在恐懼中。唯一的出路就是弄清你是誰，以及你想要做什么，并開始為達到目標尋找路徑和網絡。”

保證效率

一旦你盤點完自己的協作工作，就要開始提高選擇參與協作的工作價值。我們的研究表明，缺乏組織的會議是機構最浪費時間的活動：即使你無法控制所參加的會議，也可以通過一些方法提高效率，例如讓領導者在會前給大家發一份會議日程或預讀材料，并寫一封簡短郵件，說明大家在會上的共識、承諾和之后要做的事。

 

你還可以提前說明，在其他人超時的情況下，你必須要因為某件事（真實或虛構）離開，以此縮短參與時間。你也可以要求只參與需要你的部分，或者參加大家要求時間的一半。在任何關系或團隊中，盡早建立規范很重要。如果等事情發酵，問題會變得更難解決。

 

還有一種方法是提議用新方式寫郵件，例如新格式（遵守字數限制，用項目符將文章內容列出來，而不是大段文字的鋪陳）；使用“抄送”和“回復所有人”的功能；規定大家在不同時段回復不同請求。你也可以考慮使用虛擬工具（例如谷歌文檔），采用一種能提供探究性（定義問題范圍或者頭腦風暴解決方案）或整合性（專長、角度或任務不同的人聯手解決問題）的新媒介，來輔助你更好地工作。關鍵是確保你在正確的時間使用正確的工具，而不是適得其反。當某個問題過于復雜，通過郵件或者網聊難以解決或容易引發歧義時，你要學會采用更高效的方式，例如打電話或者面對面開會。

 

面對面互動中，要時刻留意你是否有效利用了對方的時間。問問自己“我是不是清楚知道借由這次會議或談話，自己想達成的目標？”要讓對方也有同樣的自律性，可以提前問他，“為了不浪費你的時間，可否快點讓我知道你想要我們一起達成什么目標？”

 

在構建網絡時，你要專注于關系的質量而不是數量。我們不斷發現，高效協作者吸引大家參與協作性工作的方式包括：授予參與者地位、創造攜手成功的愿景、給予參與者獲得感和目標感、注入能量。他們并沒有將計劃強加給他人，而是通過吸引力獲得更和諧、更良好的參與度，并創造信任感，這樣大家不會覺得要花費過多力氣或勉為其難。

 

近年來企業協作在范圍和數量上的大幅增加，已經成為不可逆轉的事實。不幸的是，由于這些需求的隱形本質，幾乎沒有企業從戰略角度管理協作活動，所以只能靠個人來和協作泛濫問題作斗爭，從中搶回本屬于自己的時間。