面對沒完沒了的任務清單，爆滿的工作郵箱，以及排在門外的失望人群，你是不是經常抱著想讓所有人滿意的目標，卻最終心力交瘁，耗盡自己的時間精力，卻依然落得鎩羽而歸的下場？

僅僅按事務輕重緩急分類，并不能讓你解決任務清單上所有的事項，關鍵在于鑒別歸類，學會放棄那些不值得關注的事情和人，并化解由此產生的情緒負擔。

一個接受我輔導的客戶是一家大型律師事務所的管理合伙人，我們討論的事情中，有一項就是如何在有限時間里有效應對高強度任務——客戶想要和他約時間；合伙人和其他員工需要他排憂解難，處理爭端；這些人（當然還有其他人）還對他的郵箱“狂轟濫炸”；任務清單沒有到頭的時候。

要應對這個挑戰，關鍵是要知道為你的愛人和朋友，身體鍛煉還有其他個人需求騰出時間的重要性。

工作沒完沒了，因為你不懂得什么叫做選擇性放棄

當我們沒有足夠時間完成所要求任務時，常被建議說應該“分出輕重緩急”，好像這是解決問題的萬靈咒。但在幫助客戶解決和管理工作流程問題的過程中，我發現分出緩急的方式收效甚微，部分原因在于做起來太容易。

我們先來下個定義：分出緩急是給事務分等級的過程，比如要占用我們時間的人，任務清單上的內容，收件箱里的郵件等等，要把他們按重要性排列。雖然有時會難下判斷，但大多數情況下只是直接依靠感覺做出排列。當看到會議請求，任務清單，或是一封郵件，我們直覺上就知道這是否重要，然后我們就可以把不同的事情進行比較，并排好次序。

問題來了。排完優先級后，我們還是按照時間和精力充裕的情況來著手處理，而且我們會把不那么重要的事項放到“以后”來做。但是從來沒有所謂的“以后”。未完成清單從來沒有盡頭。

我們的時間和精力都是有限資源。一旦我們的職業生涯進入某個階段，我們所擔負的責任讓我們永遠無法滿足所有要求，不管我們加多久班，干得多賣力。想要見我們的人從門外排到了街上。我們的任務清單長得拖地，我們的郵箱從來沒有空的時候。

讓我們許多人犯的錯誤是幻想我們可以把門檻一降再降——工作更賣力，加班時間更長，用“更聰明”（不管到底怎么個聰明法）的方式工作，希望有一天能把清單上的事情都做完，但到頭來是一場空。

關鍵在于，分出緩急是必要但不充分的。重點在下一步上，鑒別歸類。處理突發事件的醫務人員必須判斷哪些患者需要立即處理，哪些可以等一等，哪些根本無需治療，還有哪些已經沒救了。對我們普通人來說，鑒別歸類意味著不要只關注最重要的項，而把不那么重要的事情放到“以后”來做，而是設下需要處理事項的臨界標準。

主動忽略那些不達標的大量事務。

第一步要把事物重新組織一下。把滿滿的收件箱、沒做完的工作清單，還有排在門外的失望人群視作自身工作失誤，沒有任何幫助。這種觀點可能推動我們更努力工作，希望有一天能完成任務，但這是無用功。這場戰斗我們如何都打不贏，因為在職業的某一個階段，不管我們如何投身事業，我們所面臨的潛在挑戰總是超出我們能力所及。

所以，收件箱、工作清單還有排隊的人群恰恰是成功標志，證明人們需要我們的時間和關注。最終的勝利不是贏得一場戰斗的勝利，而是一場戰爭的勝利：不是處理完收件箱，而是處理完收件箱里所有重要信息。不是完成清單上的所有事項，而是完成清單上全部重要事項。不是處理完所有排隊人群的問題，而是把真正重要人物的問題處理完。

下一步就是停止使用錯誤工具。我們在“時間管理”和“個人生產力”上面花了太多精力。雖然這些努力從戰術上有效，但在戰略上進行鑒別歸類時就沒用了。記住：任務不是要列出清單，而是決定哪些可以刪除，并且堅持執行。

最后，我們需要解決鑒別歸類所涉及到的情感問題，因為這部僅僅是個認知過程。

主動忽略一些事情，拒絕一些人會產生一系列情緒，極大影響我們的選擇和行為。這正是鑒別歸類方法的困難之處，但只有我們關注它的情緒維度，我們通過基本理性干預來控制工作流程的努力才會奏效。

這個過程可能當下就在發生。當你剛讀到上面說的“不是真正重要人物”時，很可能會退縮，覺得這也太無情了。我讀到這里時也打退堂鼓，而且這還是我自己寫的！這個反應可以理解，也正解釋了為什么我們會在那些不值得的人身上花費時間和注意力。在有效進行鑒別歸類和成為“混蛋”之間僅有一線之隔，我們中的許多人生怕跨過這條線，寧可離這條線遠遠地。

要進行有效鑒別分類，須加強管理這些擔憂和其他相關情緒的能力（是管理，而不是壓抑）。正如USC的神經學家Antonio Damasio所寫的（也正如每個人自己經歷的），情緒會“產生對于目標事實的偏見，甚至干擾做決策的支持機制（比如工作記憶），從而影響有效決策的制定。

但這正是我們在主動忽略一些事物時所發生的。處在鑒別歸類核心的決定會產生我們無法完全駕馭的情緒。

當我們面對無法完成的工作要求時，我們會感到焦慮、害怕、忿忿不平甚至惱羞成怒。但是我們常常沒有充分意識或者接觸到這些情緒，以便有效利用之。它們是我們潛意識產生的，無可避免地影響我們的行為，但很多情況下，尤其是在面對壓力時，我們無法意識到這種影響，失去了做出符合需求最佳選擇的機會。

加強情緒管理是一個復雜的任務，但是我們可以采取以下步驟進行：

調整思維模式來體現情緒的重要性，以及調整情緒在理智思考和決策制定時的作用。我們的想法會影響我們的經歷。

更關心自己的身體。定期運動，保持充足睡眠已經被證明可以提高我們感知和控制情緒的能力。

參與一些需要專注力的日常事務。冥想，寫作，和其他反饋性的活動能夠加強我們控制思想的能力，幫助我們更敏銳的感知情緒，并對我們的經歷形成新的看法，從而幫助我們理解情緒的含義。

增加我們描述情緒的詞匯量——指的就是字面意思。擴大詞匯量來描述自己的情緒，不但能幫助我們更好地與他人交流，也幫助我們更好了解自我。

我們的最終目標是通過不舒適的方式來變得更舒適——要能夠意識到進行鑒別歸類會產生困難情緒，這樣我們就能面對沒完沒了的任務清單，爆滿的收件箱，還有排隊想要獲得我們關注的人們，和善但是堅定地對其說“不”。

本文來自微信公眾號“哈佛商業評論”（ID：hbrchinese），作者 Ed Batista，高管教練兼斯坦福大學商學院教授，翻譯 dbqueen。