如何打造自己的時(shí)間管理系統(tǒng)？以下，Enjoy:

01 強(qiáng)化時(shí)間感，提升對時(shí)間的敏感度

你有沒有那種感覺，每天下班后，癱在床上刷手機(jī)時(shí)間常常不知不覺就過去兩三個(gè)小時(shí)。你很容易就晚睡，然后第二天又昏沉沉地陷入惡性循環(huán)。

這都是對時(shí)間流逝的感知能力不強(qiáng)，是無法高效利用時(shí)間的第一大障礙。

所有高效使用時(shí)間的人，總能敏感地感覺到時(shí)間流逝。在他們眼中，哪怕是一分鐘，都可以做很多事情，每一分鐘都充滿了無限可能性。

所以要想提高時(shí)間使用效率，那你最應(yīng)該先做的事情，就是強(qiáng)化自己的時(shí)間感，提升自己對時(shí)間的敏感度。

分享四個(gè)方法：

1. 一分鐘法則 

“一分鐘法則”建議整體改變的你時(shí)間單位，把一天24小時(shí)，換算成1440分鐘。從而刺激你對事件的敏感性，同時(shí)也可以讓你更重視每一分鐘的使用。

那你可能會(huì)好奇，為什么不是把一天按小時(shí)或者秒來計(jì)算呢？因?yàn)槊肓魇诺倪^程非常快，小時(shí)又非常慢，相對而言，只有對分鐘你的感受能力是最強(qiáng)的。

一旦你開始重視起每一分鐘，你管理起時(shí)間也就變得更容易。

2. 要事原則

要事法則其實(shí)就講了一件事情：時(shí)間管理在于優(yōu)先。

很多人喜歡把自己的日程表塞滿，但精英人士總是優(yōu)先思考任務(wù)的價(jià)值，以及待辦事項(xiàng)的優(yōu)先權(quán)。

美國女子足球隊(duì)的冠軍守門員布里亞娜·斯卡莉曾說，她會(huì)在奧運(yùn)會(huì)的前6個(gè)月里，把一切都跟得到金牌這件事掛鉤。

在做任何事之前，她都會(huì)問自己，這件事情能幫助我得到金牌么？如果答案是能，她就會(huì)將所有的時(shí)間和精力都集中在這件事情上。如果不能，她就會(huì)果斷放棄這件事。

另外，你一定要好好利用早上的兩個(gè)小時(shí)，用早上最高效的兩小時(shí)來完成一天中最重要的事情。一定不要用到不重要的事情上，比如回復(fù)郵件、簽收訂單、整理辦公桌等等。

因?yàn)樾睦韺W(xué)家研究發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)人都是在這個(gè)時(shí)間段里，大腦的工作效率最高，我們應(yīng)該坐到辦公室里，把手機(jī)調(diào)成靜音，關(guān)掉社交軟件，然后專心致志地投入到那件最重要的事情上。

3. 二八法則

什么是二八法則呢？ 

著名意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托偶然發(fā)現(xiàn)，在他的花園中，80%的健康豌豆莢是從 20%的豌豆植株上收獲的。

這個(gè)發(fā)現(xiàn)引起了他對不均勻分配的思考，比如 80%的土地為20%的人口所擁有，80%的財(cái)富被20%的人所壟斷等等。這就是著名的二八法則，也被稱為帕雷托法則。

我們不要想著怎么把24小時(shí)全部充分利用起來，而是去尋找捷徑，分辨出哪些事情能帶給你超額回報(bào)。

你可以把手頭自己的事情全部都列出來，仔細(xì)觀察所有的事項(xiàng)，思考做哪些20%的事情，可以撬動(dòng)剩下的80%。

比如大家都知道，我現(xiàn)在寫一篇文章文章普遍都要花8小時(shí)以上，同時(shí)也要花時(shí)間處理文章排版、開白名單、各個(gè)平臺的內(nèi)容分發(fā)，還要負(fù)責(zé)很多商務(wù)工作。

在這里面寫文章當(dāng)然是核心工作，但是處理各種雜事反而占去了我大量時(shí)間。

于是我就請了一個(gè)助理，讓她幫我處理這些雜務(wù)。

這樣我就完全可以更專心地去處理最重要的事情，雖然需要花一點(diǎn)錢，但是每天可以省去我4小時(shí)左右，而且大家也都看到了這一年多以來，我們的排版、制作精美了不止一個(gè)數(shù)量級。

二八法則是要求我們學(xué)會(huì)適當(dāng)?shù)亍巴祽小薄?/strong>

當(dāng)然這并不是真的讓你去偷奸耍滑，而是指合理地進(jìn)行取舍和分配，尤其是在多項(xiàng)工作同時(shí)進(jìn)行的時(shí)候，更要識別出最有價(jià)值的那20%，并以此為工作重心。

4. 拒絕法則

就是對于那些不是工作重心的80%，要懂得說“不”。

巴菲特曾說過，“成功人士和非常成功的人士之間的區(qū)別就在于，非常成功的人士幾乎對所有事情都會(huì)說不”。

其實(shí)大多數(shù)情況下，我們都知道對于自己來說最重要的事情是什么，但就是過不了情感那一關(guān)。

有研究表明，知識工作者平均有41%的時(shí)間都花在了自己并不想做的事情上，這些事情本來是可以安排給別人做的。

一方面，很多人認(rèn)為忙碌起來，會(huì)讓自己覺得自己很有充實(shí)感；另一方面，拒絕別人的時(shí)候，很多人會(huì)有內(nèi)疚感。

其實(shí)只需問自己幾個(gè)簡單的問題，比如哪些工作是我可以完全不做？

哪些工作是可以拒絕的？

哪些工作是可以分派或者外包出去的？

就能節(jié)省出相當(dāng)多的時(shí)間。

02 分秒必爭如何降低時(shí)間損耗？

1. 任務(wù)清單正在誤導(dǎo)你 

現(xiàn)在很多人特別喜歡任務(wù)清單，就是把每天的要做的事都羅列出來，完成一件，勾掉一件。

但我發(fā)現(xiàn)，成功人士的第一個(gè)時(shí)間管理法則，就是丟掉任務(wù)清單。

“喬布斯難道會(huì)制定一個(gè)任務(wù)清單，然后不停打鉤？”。 

弗羅里達(dá)州立大學(xué)的研究者表明，那些清單上未完成的任務(wù)，會(huì)給制定者造成精神上的緊張感，列滿代辦事項(xiàng)的清單本只會(huì)告訴你“你還有很多事情沒有做”，使你壓力倍增。

而且任務(wù)清單不能將任務(wù)進(jìn)行重要性區(qū)分，因此當(dāng)你看了單子之后，你更有可能去選擇那些快速、簡單的任務(wù)，而不是重要的任務(wù)。

所以更好的做法是，將任務(wù)安排在日程表上，同時(shí)按照重要的程度進(jìn)行排序。你完全可以按照重要性從頭到尾進(jìn)行工作，也能為各項(xiàng)任務(wù)準(zhǔn)確劃分開始和完成的時(shí)間，解放你的大腦，幫你減輕壓力。

2. 給自己設(shè)置工作主題日 

你還可以利用設(shè)定主題日的方式，來提高自己管理時(shí)間的效率。比如，安排每隔兩天進(jìn)行“一對一會(huì)議日”；每個(gè)月5、15、25為“無會(huì)議日”等等。

推特的聯(lián)合創(chuàng)始人杰克·多西說，有段時(shí)間他要在兩家公司全職工作，一天需要工作16小時(shí)，他的高效秘訣就是規(guī)定每天的主題。

周一他會(huì)專注于管理和運(yùn)營；

周二則主要關(guān)注產(chǎn)品；

周三關(guān)注市場營銷、溝通交流和發(fā)展等等，盡管這期間他也會(huì)受到突發(fā)事件的干擾，但在快速處理這些干擾后，他依舊會(huì)按照自己的主題日計(jì)劃進(jìn)行。

3. 用“記筆記”管理時(shí)間 

除了日歷以外，記筆記也是一個(gè)很好的時(shí)間管理方法。在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，絕大多數(shù)信息都沒有什么價(jià)值，卻在不停地分散我們的注意力，浪費(fèi)時(shí)間。

用紙質(zhì)筆記本記筆記，把你零碎的想法記錄下來，而不是讓零碎的想法浪費(fèi)你的時(shí)間，同時(shí)還能夠把你的優(yōu)質(zhì)想法沉淀下來。

筆記本就好比你大腦外接u盤，在上面記錄得越多，就會(huì)有越多的精力去處理其他信息，提升思考效率。

4. 高效處理外部信息，提升時(shí)間利用效率 

我們還可以通過高效處理外部信息來管理時(shí)間。

在現(xiàn)代職場中，處理外部信息如郵箱和微信、QQ 信息，會(huì)占用我們大量時(shí)間。

著名咨詢公司麥肯錫調(diào)查現(xiàn)實(shí)，現(xiàn)代白領(lǐng)每天要花費(fèi)2.6個(gè)小時(shí)在處理郵件上，這占據(jù)每天工作時(shí)間的25%以上。

想把這些時(shí)間奪回來，我們要快速地從一大堆郵件和微信中捕捉最有效的信息，避免過度干擾。

具體可以采取以下幾個(gè)辦法：

取消廣告郵件，關(guān)閉所有的郵件消息提醒，因?yàn)猷]件并不是一種很緊急的溝通形式，消息提醒會(huì)干擾你的注意力；

每小時(shí)只檢查一次微信，只在規(guī)定時(shí)間內(nèi)檢查微信，確保自己精力集中，不受干擾；

寫郵件和信息也一定要簡短，這樣既尊重別人的時(shí)間，也尊重自己的時(shí)間；

盡可能不要給別人發(fā)微信語音，防止自己信馬由韁的說話，也防止浪費(fèi)別人時(shí)間：每次點(diǎn)開郵件或信息就做及時(shí)處理，因?yàn)檫@次不處理的話，下次再點(diǎn)開，你又要再讀一遍，耗費(fèi)了多讀一遍的時(shí)間。

通過管理節(jié)省下來的時(shí)間，可以稱之為“自我時(shí)間”，最好利用這部分時(shí)間可以用來提升一整天的幸福感。

那些取得輝煌成就的人每天都有一定的自我時(shí)間，比如享受早餐、做運(yùn)動(dòng)、冥想或者讀書，他們會(huì)選擇在這段時(shí)間里充分調(diào)整自己的狀態(tài)。

03 如何打造自己的時(shí)間管理系統(tǒng)？

這里需要提到E-3C系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)能幫助你快速行動(dòng)起來。

1. 如何管理你的精力？

這里的E是Energy，也就是精力管理系統(tǒng)。

精力，你也可以理解為一種能量，包括我們的情緒能量、體力能量、思維能量等等。我們的時(shí)間是固定的，但我們生產(chǎn)效率是可變的，管理精力就是提高生產(chǎn)效率的秘訣。 

研究表明，我們的精力不是持續(xù)不變的，而是會(huì)隨著使用衰減。

那要如何一直保持旺盛的精力呢？

辦法很簡單，那就是保證充足的睡眠，盡量可能的少飲酒、多喝水、堅(jiān)持運(yùn)動(dòng)，定時(shí)休息。

有一位叫莫妮卡的作家，她經(jīng)過努力，把寫作速度從每小時(shí)600字，大幅度提高到了每小時(shí)3500字。進(jìn)步是非常驚人的，相當(dāng)于把工作效率提高6倍。

她的秘訣是什么呢？

就是每工作25分鐘后，就休息5分鐘。這個(gè)方法看起來很簡單，卻就能保證在一天之中，能有更長時(shí)間的擁有充沛的精力。

有時(shí)候，她還會(huì)將寫作方式從鍵盤打字換成口述，用來緩解手指和手腕的不舒服。

通過這些改變工作習(xí)慣的方法，可以讓她長時(shí)間穩(wěn)定地輸出。想要做到高效，不僅要做好時(shí)間管理，更要做好精力管理。

2. 如何保持專注，打敗拖延癥？

E-3C系統(tǒng)里的3C是指Capture、Calendar、Concentrate，翻譯成中文是捕捉、日歷和專注。

捕捉的意思是利用筆記本隨時(shí)捕捉新思路，把大腦的負(fù)荷轉(zhuǎn)移到筆記中去。

日歷是指通過設(shè)計(jì)日程和主題日來進(jìn)行時(shí)間管理。前兩者我們已經(jīng)介紹過了，我們重點(diǎn)關(guān)注一下如何保持專注。

不專注的人最明顯特征就是拖延，明明可以1小時(shí)搞定的工作，常常要花一天才勉強(qiáng)做完。想要變得專注，節(jié)約出更多的時(shí)間，就必須打敗拖延癥。具體怎么做呢？

1. 多考慮拖延帶來長遠(yuǎn)后果 

你可以設(shè)想，假如你現(xiàn)在逃避繁重的任務(wù)，而去追求一時(shí)的愉悅，那在將來的某個(gè)時(shí)刻，你會(huì)因?yàn)榇耸艿绞裁礃拥膽土P。

2. 積極地進(jìn)行心理暗示 

不斷強(qiáng)調(diào)你現(xiàn)在所做的事情對實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重要性，從源頭杜絕拖延癥。

3. 給自己一個(gè)明確截止時(shí)間 

當(dāng)沒有截止期時(shí)，你總會(huì)覺得還有很多時(shí)間去處理任務(wù)，就會(huì)放縱自己。

比如Facebook首席運(yùn)營官桑德伯格，她每天下午5點(diǎn)半，都會(huì)準(zhǔn)時(shí)下班回家吃飯，這并不代表她不熱愛工作，而是這樣做能使她在上班時(shí)間里高度專注。

4. 抱著“凡事只做一次”的心態(tài)，也更容易自己專注其中 

很多時(shí)候我們不能一次性把事情做好，結(jié)果就是反反復(fù)復(fù)地修改，自然極其浪費(fèi)時(shí)間。

掌握了這些法則，相信可以讓你每天多出幾十分鐘甚至幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間，并且擁有更好的精神狀態(tài)。 

沒有人的管理時(shí)間方式是完全一樣的，但是都有可借鑒的地方。

希望你能好好實(shí)踐，能把這些法則真正應(yīng)用在實(shí)際生活上。

加油。文章來源：微信公眾號zchxuexi